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In 6 Schritten ein Meeting organisieren (Teil 2)

Schritt 4: Das Ambiente muss stimmen

Sofern Sie für die Organisation der Besprechung verantwortlich sind, bedenken Sie bitte Folgendes:

• Reservieren Sie rechtzeitig einen geeigneten Raum. Wählen Sie einen hellen, ausreichend großen Raum. Man rechnet etwa 3 bis 5 Quadratmeter pro Teilnehmer plus gegebenenfalls Platz für technische Geräte sowie Getränke und Verpflegung.
• Organisieren und testen Sie die technische Ausstattung (Beamer, Flip-Chart, Mikrofon).
• Organisieren Sie Getränke und gegebenenfalls eine Pausenverpflegung.
• Legen Sie gegebenenfalls eine Sitzordnung fest.
• Bereiten Sie Namensschilder vor.
• Legen Sie Schreibmaterial für die Teilnehmer bereit.

Schritt 5: Erfolgsfaktoren Beachten

• Fangen Sie immer pünktlich an.
• Bestimmen Sie einen Protokollführer und einen Moderator.
• Erinnern Sie die Teilnehmer daran, ihre Handys auszuschalten.
• Stellen Sie gegebenenfalls neue Teilnehmer den anderen vor.
• Machen Sie nach Möglichkeit keine Pausen.
• Fertigen Sie ein Protokoll an, sofern Sie keinen Protokollführer haben.
• Schließen Sie keinen Tagesordnungspunkt ab, ohne Maßnahmen dafür festgelegt zu haben: Wer macht was bis wann?
• Lenken Sie die Besprechung aktiv und überlegen Sie sich Gegenstrategien für die üblichen „Besprechungskiller“ (Vielredner, Dauernörgler …).
• Erstellen Sie sich für wichtige, eigene Redebeiträge „Spickzettel“.
• Lassen Sie zum Schluss die zentralen Punkte des (handschriftlichen) Protokolls vorlesen oder besprechen Sie diese anschließend mit dem Protokollanten.

Schritt 6: Bereiten Sie das Meeting nach

Versenden Sie das (maschinengeschriebene) Protokoll möglichst bald nach der Besprechung. Verfolgen Sie die Einhaltung der beschlossenen Maßnahmen und übernehmen Sie offene Punkte für die Tagesordnung der nächsten Besprechung.