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In 10 Schritten einen Brief schreiben (Teil 1)

E-Mail vs. Brief

Auch wenn E-Mails einen immer größeren Anteil an der Korrespondenz haben, so konnten sie doch den klassischen Brief nicht komplett verdrängen. Im Gegenteil: (Individuelle) Briefe haben heute eine größere Bedeutung als früher.

Denn die Empfänger in der Regel wissen, dass diese einen größeren Aufwand verursachen und somit eine höhere Wertschätzung für den Adressaten ausdrücken. Wenn Sie jemanden also hinsichtlich der Karriere besonders beeindrucken wollen, sind Briefe unschlagbar.

Zunächst einige generelle Bemerkungen, die fast ausnahmslos für alle Brieftypen gelten:

Das Wort Brief stammt vom lateinischen breve/brevis, und das bedeutet „kurz“. Bedenken Sie daher, dass geschäftliche Korrespondenz immer präzise und sachlich informieren sollte – verzichten Sie auf weitschweifige Ausführungen und kommen Sie direkt zur Sache.

Formulieren Sie aber auch nicht zu knapp, denn sonst klingt Ihr Brief zu sehr nach einem Telegramm oder es könnten eventuell wesentliche Inhalte verloren gehen oder falsch verstanden werden. Orientieren Sie sich an der „goldenen Briefregel“: Ein Brief sollte nicht länger als eine Seite sein. Wenn Sie doch einmal mehr Inhalte unterzubringen haben, dann lagern Sie diese am besten in Anlagen aus. Mehr als drei Anlagen sollten Sie Ihrem Schreiben jedoch nicht beifügen.

Schritt 1: Welcher Brieftyp?

Klären Sie, um welchen Brieftyp es sich handelt und welches Ziel Sie erreichen wollen. Überlegen Sie: Wollen Sie mit Ihrem Brief informieren und die Kommunikation beenden (zum Beispiel bei Informationen zum „Pishing“) oder wollen Sie für etwas werben (zum Beispiel für die „Weltmeister-Anleihe“) und weitere Kommunikation ermöglichen, etwa, dass der Kunde in die Filiale kommt.

Schritt 2: Beantworten Sie die Grundsatzfragen

Bevor es losgeht, beantworten Sie im nächsten Schritt folgende Grundsatzfragen:

• Ist ein Brief das am besten geeignete Format? Wäre ein Anruf oder ein persönliches Gespräch vielleicht angebrachter?
• Wie kann ich meinem Leser einen Nutzen verschaffen?
• Was wollen die Leser wissen? Was interessiert sie?
• Wer ist/sind der/die Empfänger?
• Wer sollte den Brief unterschreiben?

Schritt 3: Schreiben Sie das Anschriftenfeld

• Lassen Sie Herrn/Frau nie weg.
• Das Wörtchen „An“ in der ersten Zeile ist veraltet und sollte entfallen.
• Die Abkürzungen „c/o“, „i. H.“ und „z. Hd.“ sind nicht mehr üblich.
• Schreiben Sie den Vornamen des Empfängers stets aus.
• Wenn Sie möchten, dass nur der Adressat und kein anderer Ihr Schreiben öffnet, dann nennen Sie zuerst den Namen des Empfängers und in der Zeile darunter den Namen des Unternehmens. Außerdem können Sie in der Vermerkzone noch „Persönlich/vertraulich“ hinzusetzen.
• Das Datum schreiben Sie entweder numerisch („2010-03-28“) oder alphanumerisch („28. März 2010“).
• Die Angabe des Ortes ist nicht mehr zeitgemäß.
• Beachten Sie die Vorgaben der DIN 5008:2005.